“We leverden vaak wel op tijd, maar tegen welke prijs? Overuren, stress en brandjes blussen waren de norm geworden.” – Thomas Bakker, Operationeel Manager FlexFlow Cargo
Een logistiek bedrijf onder druk
FlexFlow Cargo, een middelgrote logistieke dienstverlener met een warehouse in de Rotterdamse haven en twee distributiepunten in Zuid-Holland, stond voor een groeiende uitdaging. Met een vloot van 28 voertuigen en 65 medewerkers hadden ze een solide klantenbestand opgebouwd, maar de operationele uitdagingen begonnen de groei te belemmeren.
De druk op logistieke bedrijven in de regio Rotterdam Rijnmond was al hoog, met 27% van de sector die kampt met kritieke vacatures en 34% die moeite heeft met digitale systeem-integratie. FlexFlow Cargo vormde hierop geen uitzondering.
“Iedere dag was een gevecht tegen de klok,” vertelt Thomas Bakker, operationeel manager bij FlexFlow Cargo. “We hadden weliswaar tracking-systemen en planningssoftware, maar in de praktijk werkten planners en uitvoering vaak langs elkaar heen. Chauffeurs kregen regelmatig tegenstrijdige instructies en de communicatie tussen warehouse en transportplanning verliep moeizaam.”
De belangrijkste pijnpunten waren duidelijk: het gebrek aan real-time inzicht in de operatie, silovorming tussen afdelingen, en onvoldoende standaardisatie van werkprocessen. Dit resulteerde in onnodige wachttijden voor chauffeurs, niet-optimale beladingsgraden en toenemende frustratie bij medewerkers.
Het kantelpunt kwam toen een grote klant dreigde te vertrekken na herhaaldelijke vertragingen. “We konden het niet langer negeren,” zegt Nora Vlot, directeur. “We hadden externe expertise nodig om onze processen grondig te herzien.”
Analyse: De basis voor optimale processen
Na een zorgvuldige selectie koos FlexFlow Cargo voor samenwerking met een ervaren processpecialist. “Wat ons aansprak was de pragmatische aanpak,” legt Nora uit. “Er werd niet meteen gesproken over nieuwe systemen of grote investeringen, maar eerst gekeken naar hoe we beter konden werken met wat we al hadden.”
De transformatie begon met een grondige analyse van de dagelijkse operatie. De consultant liep meerdere dagen mee op verschillende afdelingen, van planning tot warehouse en van klantenservice tot op de weg met chauffeurs. Door deze ‘Gemba walks’ (bezoeken aan de werkplek) ontstond een compleet beeld van de huidige werkwijze en knelpunten.
“Wat me verraste was hoe diepgaand de analyse was,” vertelt Marco, een van de chauffeurs. “Door alle processen in detail te bekijken, werden inefficiënties zichtbaar die we zelf niet meer zagen omdat we er zo aan gewend waren.”
De analyse toonde aan dat de bestaande systemen veel meer mogelijkheden boden dan werd benut. Het probleem lag niet bij de software, maar bij hoe deze werd gebruikt en hoe de informatie tussen afdelingen werd gedeeld.
Implementatie: Performance management en standaardisatie
De implementatie verliep in drie fasen:
Eerst werd samen met een team van medewerkers uit verschillende afdelingen een ideale werkstroom in kaart gebracht. Dit leidde tot een gezamenlijk begrip van hoe processen zouden moeten lopen en waar de huidige knelpunten zaten.
Vervolgens werd een dagelijkse performance management overlegstructuur ingevoerd. Elke ochtend begon met een korte stand-up van 15 minuten waarin planners, warehousing en transportleiding de prioriteiten afstemden en potentiële problemen identificeerden. In dit overleg stond een eenvoudig maar doeltreffend visueel managementbord centraal met KPI’s zoals beladingsgraad, wachttijden en leverbetrouwbaarheid.
Ten slotte werden processtappen gestandaardiseerd en gedocumenteerd, zodat iedereen op dezelfde manier werkte. Cruciale informatie zoals laadtijden, klantspecifieke eisen en contactpersonen werd centraal beschikbaar gesteld, waardoor chauffeurs en planners altijd over dezelfde, actuele informatie beschikten.
“De grootste verandering was de introductie van het dagelijkse performance overleg,” vertelt Thomas. “Het klinkt simpel, maar door elke dag kort maar gestructureerd bij elkaar te komen om de cijfers en operationele zaken te bespreken, voorkwamen we veel problemen die voorheen pas ontdekt werden als het al te laat was.”
Digitale integratie: Bestaande systemen optimaal benut
De implementatie verliep geleidelijk over een periode van drie maanden. Het team ontdekte dat de bestaande digitale systemen veel krachtiger waren dan gedacht wanneer ze op de juiste manier werden gebruikt en de data goed werd gedeeld.
“Een van onze grootste eye-openers was dat we al jaren investeerden in software, maar nauwelijks de basisfunctionaliteiten benutten,” vertelt Nora. “We hadden alle systemen in huis, maar het ontbrak aan standaardisatie in het gebruik ervan. Iedereen had zijn eigen manier ontwikkeld om met de digitale tools om te gaan.”
Door standaard werkwijzen vast te leggen in heldere blueprints (standaarden) voor alle digitale processen – van orderinvoer tot ritplanning en van warehouse management tot facturatie – ontstond er een consistente aanpak. Deze blueprints vormden de basis voor training en kennisoverdracht, waardoor elke medewerker wist hoe de systemen optimaal te gebruiken.
De doorbraak kwam door het continu meten en visualiseren van prestaties op digitale dashboards. Door de dagelijkse performance meetings werd iedereen zich bewust van de impact van hun acties op de totale operatie. Het dashboard toonde direct de effecten van verbeteringen in processen, wat zorgde voor meer betrokkenheid en eigenaarschap.
“De consultant heeft ons geleerd dat digitale procesoptimalisatie niet draait om nieuwe technologie, maar om de bestaande systemen optimaal te benutten,” zegt Thomas. “Door de juiste cijfers te monitoren en standaardwerkwijzen te implementeren, konden we veel meer uit onze huidige digitale tools halen dan we voor mogelijk hielden.”
Resultaten: Bits en bytes vertaald naar business succes
Na zes maanden waren de resultaten overtuigend. De tijd die chauffeurs wachtten bij het laden en lossen nam af met 40%. De beladingsgraad van voertuigen steeg met 12%. Het aantal telefoontjes om planningswijzigingen door te geven daalde met ruim de helft. De medewerkerstevredenheid steeg significant, wat leidde tot een daling van het personeelsverloop met 30%.
Het meest veelzeggende resultaat was misschien wel dat de klant die dreigde te vertrekken, nu juist meer volume bij FlexFlow Cargo onderbracht. “Ze vertelden ons dat ze de verandering in onze werkwijze merkten,” zegt Nora trots. “De communicatie was verbeterd en leveringen kwamen consistent op tijd.”
Door de digitale standaardisatie kon FlexFlow Cargo ook sneller reageren op onverwachte situaties. “Voorheen zorgde een incident zoals een wegafsluiting voor chaos in de planning,” legt Thomas uit. “Nu hebben we standaardprocedures voor het aanpassen van routes en het informeren van klanten, allemaal ondersteund door onze digitale systemen. Het verloopt veel soepeler en met minder stress.”
De les: Bits, bytes én blueprints
Het succes bij FlexFlow Cargo illustreert een belangrijke les voor logistieke dienstverleners die worstelen met operationele uitdagingen: duurzame verbetering begint niet bij nieuwe systemen of technologie, maar bij de mensen die het werk doen en de gestandaardiseerde processen die ze volgen.
“We dachten aanvankelijk dat we een nieuw planningssysteem nodig hadden,” bekent Nora. “Maar we ontdekten dat we eerst onze basisprocessen op orde moesten brengen, cijfermatig inzicht in onze prestaties en doorlooptijden moesten hebben en een cultuur van samenwerking moesten creëren. Nu pas, met gestroomlijnde processen, betere communicatie en inzicht in onze KPI’s, zijn we klaar om te investeren in nieuwe technologie die ons verder kan helpen.”
Thomas voegt toe: “De grootste verandering is cultureel. We zijn door dagelijks performance management van een reactieve naar een proactieve organisatie gegaan. Problemen worden vroeg gesignaleerd en aangepakt voordat ze escaleren. En medewerkers voelen zich betrokken bij het verbeteren van onze werkwijze.”
Voor logistieke bedrijven in een uitdagende markt biedt het verhaal van FlexFlow Cargo een hoopvol perspectief. Door digitale systemen te koppelen aan gestandaardiseerde werkprocessen (de blueprints), kan een organisatie niet alleen efficiënter werken, maar ook een werkomgeving creëren waar medewerkers met meer plezier en minder stress hun werk doen. In tijden van toenemende digitalisering en aanhoudende personeelskrapte is dit misschien wel de slimste investering: eerst de basisprocessen optimaliseren en standaardiseren voordat je in nieuwe technologie investeert.
Wil je meer weten over de kansen en mogelijkheden met processtandaardisatie, Performance Management en digitalisering? Lees dan verder op de inspiratiepagina en bekijk mijn expertises.
No responses yet