“We zaten in een vicieuze cirkel. Door personeelstekort moesten we onze openingstijden beperken, maar door beperkte openingstijden liepen we omzet mis, waardoor we minder mensen konden aannemen.” – Penny McClean, eigenaar Restaurant TidalFlow
Een restaurant probeert het tij te keren
Met een spectaculair uitzicht over de Rotterdamse haven was Restaurant TidalFlow jarenlang een geliefde bestemming voor fijnproevers. In 2023 stond het restaurant voor een uitdaging: 35% van de horecabedrijven kampt met kritieke vacatures, en 42% moest openingstijden aanpassen.
“We hadden vijf openstaande vacatures in een team van 22 mensen,” vertelt Penny McClean, eigenaar van Restaurant TidalFlow. “Daardoor konden we alleen open zijn van woensdag tot en met zondag, en moesten we de populaire lunches op weekdagen opgeven. Juist de zakelijke lunches waren een stabiele inkomstenbron.”
De beperkte openingstijden leidden tot een negatieve spiraal: minder omzet betekende minder budget voor personeel bij gelijkblijvende vaste kosten. “Op sommige momenten hadden we te weinig mensen, op andere momenten stonden mensen zich te vervelen,” aldus Sophie Jansen, restaurantmanager.
De diagnose: inefficiëntie in beeld
Na maanden van worstelen besloot Penny dat er een fundamenteel andere aanpak nodig was. “Ik realiseerde me dat we met personeel werven alleen het probleem niet gingen oplossen. We moesten slimmer gaan werken met het team dat we hadden.”
Op aanraden van een bevriende horecaondernemer schakelde zij externe hulp in. Een processpecialist startte met een grondige analyse van de werkprocessen. “Dat was confronterend maar verhelderend,” herinnert Sophie zich. “We dachten dat we het personeelstekort als probleem hadden, maar in werkelijkheid waren inefficiënte werkprocessen en slechte planning minstens zo bepalend.”
De analyse onthulde inefficiënte werkprocessen en slechte planning. Het restaurant werkte zonder gestructureerde personeelsplanning en historische patronen. De keuken en servicepunten waren onlogisch ingericht, wat leidde tot onnodig loopwerk en wachttijden.
“Wat me het meest verbaasde, was dat we eigenlijk veel data hadden in ons kassasysteem, maar die niet gebruikten voor onze planning,” vertelt Penny. “We hadden jaren aan historische gegevens over pieken en dalen in bezoekersaantallen, maar gebruikten dit niet bij het plannen.”
Een drieledige aanpak
Op basis van de analyse werd een plan ontwikkeld met drie pijlers: processtandaardisatie, data-gedreven personeelsplanning en een effectieve overlegstructuur. Belangrijk was dat alle medewerkers vanaf het begin werden betrokken bij de veranderingen.
De eerste stap was het herinrichten van de keuken volgens LEAN-principes. “Door werkstations logischer in te delen, hebben we het aantal stappen met 40% verminderd en een beter voorbereidingssysteem ingevoerd voor piekmomenten,” vertelt chef-kok Tim.
Parallel hieraan werd een data-gedreven personeelsplanningssoftware in gebruik genomen. Door historische kassagegevens te koppelen, ontstond een helder inzicht in verwachte drukte per dagdeel op basis van dag, weer en lokale evenementen.
De derde verandering was een gestructureerde overlegstructuur. “Nu starten we elke dag met een korte briefing over menu, reserveringen en bijzonderheden. Na elke dienst volgt een korte evaluatie. Wekelijks bespreken we cijfers en verbeterpunten,” zegt Sophie.
De ochtendbriefing duurt maximaal 10 minuten en geeft iedereen de informatie en focus die nodig is om efficiënt te werken. Dit overleg verbeterde de samenwerking tussen keuken en bediening enorm.
Van beperking naar uitbreiding
Na drie maanden waren de resultaten opmerkelijk. De efficiëntere werkprocessen en betere planning leidden tot een reductie van 23% in tijdsbesteding per gast. De gestructureerde overdracht en dagelijkse afstemming zorgden voor minder fouten en snellere service, waardoor gasten tevredener waren en er minder compensatie nodig was.
“We realiseerden ons dat we met ons bestaande team méér konden doen dan we voor mogelijk hielden,” vertelt Penny. “Dat gaf ons het vertrouwen om weer te experimenteren met ruimere openingstijden.”
Het restaurant begon met het herintroduceren van zakelijke lunches op donderdag en vrijdag, ook nog eens dagdelen met hoge marges. Door de efficiëntere werkprocessen kon dit worden gedaan zonder extra personeel aan te nemen. Het succes hiervan leidde tot een geleidelijke uitbreiding: eerst dinsdaglunches, toen dinsdagavonden.
“Op piekmomenten werken we met hetzelfde aantal mensen, maar bedienen we meer gasten. In rustige periodes werken we met minder mensen, wat flexibiliteit geeft voor extra openingsuren. De betere planning zorgt dat mensen vaker hun gewenste diensten draaien,” legt Sophie uit.
Een onverwacht positief effect was de aantrekkingskracht op nieuwe medewerkers. “We staan bekend als een plek waar je plezierig en professioneel werkt,” vertelt Penny. Binnen zes maanden waren drie van de vijf vacatures ingevuld.
Meetbare resultaten
Een jaar na de start van het verandertraject is Restaurant TidalFlow volledig getransformeerd. Het restaurant is nu zes dagen per week geopend voor lunch en diner, alleen op maandag gesloten. De omzet is met 29% gestegen, terwijl de personeelskosten als percentage van de omzet juist met 11% zijn gedaald.
Nog belangrijker is misschien wel de impact op het team. Het ziekteverzuim is gedaald van 8,2% naar 4,4%. Het personeelsverloop is afgenomen, en de werknemerstevredenheid is gestegen van 6,3 naar 8,2.
“Het mooiste is de rust die is teruggekeerd,” reflecteert Penny. “Vroeger was het continu brandjes blussen, nu hebben we controle. We doen meer met minder stress. Medewerkers voelen zich gehoord en betrokken bij verbeteringen. Ze zien dat hun ideeën serieus worden genomen en dat maakt een wereld van verschil.”
Lessen voor andere horecaondernemers
De transformatie van Restaurant TidalFlow biedt waardevolle inzichten voor andere horecaondernemers die met personeelstekort kampen. De belangrijkste les is misschien wel dat personeelstekort niet alleen een wervingsprobleem is, maar ook een efficiëntieprobleem. Door processen te optimaliseren en beter te plannen, kun je meer bereiken met het team dat je hebt.
Data-gedreven besluitvorming blijkt cruciaal. De meeste horecabedrijven beschikken over een schat aan informatie in hun kassasystemen, maar benutten deze onvoldoende voor strategische planning. Door historische patronen te analyseren, kan veel nauwkeuriger worden bepaald wanneer extra personeel nodig is.
Misschien wel de belangrijkste les is het belang van structuur en communicatie. De dagelijkse briefings en gestructureerde overdracht kostten weinig tijd, maar hadden een enorme impact op de efficiëntie en werksfeer. Dit onderstreept het belang van performance management en een goede overlegstructuur.
“Als ik andere horecaondernemers één advies mag geven,” concludeert Penny, “zie personeelstekort niet alleen als probleem maar als kans om processen te verbeteren. Met de juiste aanpak kun je niet alleen overleven, maar juist groeien in uitdagende tijden.”
Wil je weten hoe jouw (horeca)bedrijf slimmer kan werken en meer kan halen uit je huidige team? Lees er meer over op mijn website en/of neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
No responses yet