Het is een drukke zaterdagmiddag bij StreamLine Fashion, een middelgrote modezaak met twee vestigingen in de regio Rotterdam. Een jaar geleden zou dit een problematisch moment zijn geweest: lange rijen bij de paskamers, gefrustreerde klanten op zoek naar hun maat, en overbelast personeel dat nauwelijks tijd had voor persoonlijk advies. Nu stroomt de winkel soepel door, ondanks dat er niet meer mensen werken dan toen.
Deze transformatie is het resultaat van een grondige procesoptimalisatie die niet alleen de efficiency verhoogde, maar ook een blijvende cultuurverandering teweegbracht. Een praktijkvoorbeeld van hoe slimmer werken een antwoord kan bieden op personeelstekort.
Van symptoombestrijding naar structurele oplossing
“We draaiden continu met onderbezetting,” vertelt eigenaar Linda Stroom. “Met vier openstaande vacatures op een team van 25 mensen werd het steeds moeilijker om de kwaliteit van dienstverlening op peil te houden. Nieuwe medewerkers haakten vaak snel af omdat ze onvoldoende begeleiding kregen, en ons vaste personeel raakte overbelast.”
Na maanden van ‘brandjes blussen’ besloot Linda dat er iets moest veranderen. “We hadden altijd alles zelf opgelost, maar nu zagen we dat we externe expertise nodig hadden. Dat was geen makkelijke beslissing – het voelde als toegeven dat we het niet meer alleen konden. Achteraf gezien was het de beste keuze die we konden maken.”
Met hulp van een externe deskundige werd een grondige analyse uitgevoerd. Eerst werd via Value Stream Mapping (VSM) – een techniek om de stroom van goederen en informatie in kaart te brengen – duidelijk waar de knelpunten zaten. Medewerkers besteedden dagelijks bijna twee uur aan het zoeken naar artikelen. Het voorraadbeheer tussen de twee vestigingen was niet gestandaardiseerd, wat leidde tot dubbel werk. En tijdens piekmomenten stonden er regelmatig te weinig mensen op de vloer, terwijl er in rustige uren overcapaciteit was.
Een integrale aanpak
De oplossing lag in een structurele herinrichting van de bedrijfsprocessen. “We begonnen met het in kaart brengen van onze dagelijkse processen,” legt Lisa, teamleider bij StreamLine Fashion uit. “Dat was een eyeopener. We zagen hoeveel tijd we kwijt waren aan niet-waarde toevoegende activiteiten.”
Het magazijn werd heringericht volgens de 5S-methodiek (Scheiden, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren, Standhouden), een beproefde aanpak voor werkplekorganisatie. Er kwam een logische indeling per productcategorie en kleurcodering voor snelle vindbaarheid. De goederenontvangst kreeg een vast proces: nieuwe artikelen worden nu direct gelabeld, gefotografeerd en op exacte locatie geregistreerd in het systeem.
Voor de winkelvloer werden standaardprocessen ontwikkeld voor veelvoorkomende situaties. “We hebben bijvoorbeeld een duidelijk protocol voor piekdrukte,” vertelt Lisa. “Iedereen weet nu precies wanneer we opschalen, wie welke rol pakt en hoe we de werkdruk verdelen. Dat geeft enorm veel rust.”
Cultuurverandering als sleutel tot succes
De grootste uitdaging lag niet in het ontwikkelen van nieuwe werkwijzen, maar in het creëren van draagvlak voor verandering. “In het begin was er zeker weerstand,” erkent Linda. “Mensen waren gewend aan hun eigen manier van werken en zagen standaardisatie écht als een beperking van hun vrijheid.”
De doorbraak kwam door het team actief te betrekken bij het verbeteren van processen. Tijdens dagelijkse korte teamstarts werden knelpunten besproken en direct aangepakt. Medewerkers kregen de ruimte om zelf met verbetervoorstellen te komen. “Toen mensen merkten dat hun input serieus werd genomen en echt tot verbeteringen leidde, kantelde uiteindelijk in rap tempo de stemming,” zegt Lisa.
Meetbare resultaten
Na zes maanden waren de verbeteringen duidelijk zichtbaar:
- De tijd besteed aan zoeken naar artikelen daalde met 30%
- Klanten werden 25% sneller geholpen
- Nieuwe medewerkers waren in 40% minder tijd ingewerkt
- Het ziekteverzuim normaliseerde
- De medewerkerstevredenheid steeg van 6,8 naar 8,1
- De klanttevredenheid herstelde naar 8,3
- De omzet steeg met 12%
Lessen voor de toekomst
Het succes bij StreamLine Fashion laat zien dat procesoptimalisatie een krachtig antwoord kan zijn op personeelstekort, zeer relevant in een tijd waarin 41% van de retailbedrijven hierdoor directe impact op hun bedrijfsvoering ervaart. De aanpak begint met een grondige analyse van de huidige situatie, gevolgd door het systematisch aanpakken van knelpunten. Cruciaal hierbij is het betrekken van medewerkers vanaf dag één bij de verbeteringen – hun praktijkkennis en buy-in zijn onmisbaar voor blijvend succes.
Het is belangrijk om te werken met snelle, zichtbare successen die het draagvlak vergroten. Door verbeteringen meetbaar te maken en successen te vieren, blijft het team gemotiveerd. Tegelijkertijd moet er oog zijn voor mogelijke valkuilen: weerstand tegen verandering, vooral bij ervaren medewerkers, moet serieus genomen worden. In drukke periodes is er vaak de neiging om terug te vallen op oude gewoontes – hier moet actief op gestuurd worden. Ook het vinden van de juiste balans tussen standaardisatie en flexibiliteit vraagt continue aandacht.
“De sleutel tot succes was het besef dat procesoptimalisatie niet draait om rigide procedures, maar om het creëren van een omgeving waarin mensen effectiever kunnen werken,” concludeert Linda. “We hebben niet alleen onze processen verbeterd, maar zijn als team sterker geworden. Soms heb je een externe blik nodig om te zien wat er echt mogelijk is.”
Wil je meer weten over hoe een LEAN organisatie personeelstekort het hoofd kan bieden? Lees dan verder op onze pagina over het LEAN Organisatiemodel .
No responses yet